Toute entreprise peut rapidement souffrir de l'absence d'un canal approprié pour sa communication interne. C'est pourquoi, l'année dernière, lorsque la plupart des entreprises ont été invitées à fermer ou à adopter des politiques de travail à domicile, de nombreuses organisations et établissements se sont rapidement tournés vers des outils de visioconférence.

Alors que la pandémie de coronavirus mettait le monde entier à genoux, et bien que la technologie ne soit pas une panacée, cette dernière s'est certainement avérée être une aubaine en temps de crise. Par conséquent, les télétravailleurs du monde entier ont connu une utilisation de ces outils croissante.

Selon une étude récente de Get VOIP, la la force de trave à distance dans le monde a augmenté de 140% depuis 2005, et 55% des entreprises autorisent aujourd'hui le travail à distance. En outre, 43% des équipes distantes et internes utilisent régulièrement une solution de visioconférence pour communiquer, 78% des entreprises utilisant un logiciel d'appel vidéo dans leur opérations.

Par ailleurs, 83% des entreprises de plus de 250 employés sont susceptibles de souscrire à des outils de visioconférence, et 86% des entreprises réalisent des entretiens avec leurs employés via un appel vidéo. Les entreprises économiseraient 11 000 $ par année par employé en utilisant un logiciel de visioconférence.

Comment la plateforme de réunion virtuelle a été renforcée par la pandémie

Il ne fait aucun doute qu'une fois que l'OMS a qualifié le COVID-19 d'urgence sanitaire mondiale, toutes les raisons précédentes de refuser le travail à distance étaient voués à l'échec. La majorité des pays imposant des confinement dans le monde entier pour empêcher la propagation du virus, les entreprises ont exhorté leur personnel à travailler à domicile. Les établissements commerciaux n'avaient d'autre choix que de fermer ou d'adopter un modèle de travail à distance pour poursuivre leurs activités.

À la suite de cette crise sans précédent, les logiciels de visioconférence et de réunion virtuelle sont devenus des outils d'usage courant. Ils ont permis à une solution viable de se connecter avec les travailleurs distants, les employés et les clients, tout en s'assurant que la distanciation physique était effectuée et que le contact direct était évité. D'un point de vue mondial, l'industrie de la visioconférence est segmentée en fonction de son utilisateur final, du gouvernement et du secteur commercial.

De plus, avec les restrictions sur les voyages imposées par les gouvernements de nombreux pays, la visioconférence pour la plupart des organisations est devenue la seule méthode viable pour atteindre leurs clients étrangers.

Poussées à la fois par la distanciation sociale obligatoire et les nouvelles conditions de travail, la plupart des sociétés de visioconférence ont saisi l'opportunité d'acquérir de nouveaux utilisateurs en levant leurs anciennes restrictions, en modifiant leurs conditions privées et en mettant en place de nouvelles fonctionnalités. En février 2020, Zoom Video Communications Inc. a annoncé la levée de la limite de 40 minutes sur les appels vidéo pour sa version gratuite. En quelques semaines, Google a mis en place l'option "mosaic" permettant de voir sur un seul écran les multiples participants, auparavant une fonctionnalité majoritairement disponible avec Zoom.

Parmi les autres acteurs clés du marché figurent 8x8 Inc., Cisco Systems Inc., Google LLC, Lifesize Inc., LogMeln Inc., Microsoft Corp., RingCentral Inc., StarLeaf Ltd. et Zoho Corp. Pvt. Ltd., pour n'en nommer que quelques-uns.

Avantages des plates-formes de réunion virtuelle

Certains des avantages les plus importants des plates-formes de réunion virtuelles comprennent:

• Facilité d'utilisation, nécessitant peu de savoir-faire technique.
• Connecter les équipes, les employés, le personnel, les travailleurs éloignés tout en permettant les mesures de distanciation sociale du fait du COVID-19.
• Organisez des réunions flexibles pour garantir une plus grande participation et une baisse de l'absentéisme.
• De nombreux logiciels et outils disponibles prennent en charge le modèle commercial freemium (fonctionnalités de base gratuites).
• Les versions payantes sont encore assez abordables, offrant une gamme de fonctionnalités supplémentaires pour les organisations plus importantes.

Les différents outils utilisés ces jours-ci

Avec une variété d'outils émergeant et dont l'utilisation devient rapidement populaires dans la population, certains ont comblé le vide dans le cadre d'environnements professionnels tandis que d'autres ont adopté une approche plus sociale. Prenez par exemple Microsoft Teams qui a été utilisé de manière très efficace pendant la pandémie par de nombreuses organisations pour organiser des réunions virtuelles, tandis que Houseparty est devenu un moyen pour les gens de se rencontrer et de socialiser en ligne pendant le confinement.

Skype

Application de télécommunications propriétaire spécialisée dans le chat vidéo et les appels vocaux, en 2010, Skype comptait plus de 660 millions d'utilisateurs dans le monde et 300 millions d'utilisateurs actifs par mois. En mars 2020, Skype était utilisé par 40 millions de personnes au quotidien. Il s'agissait d'une augmentation de 70% en raison de la pandémie.

Skype permet aux utilisateurs de communiquer sur Internet par la voix et offre des fonctionnalités de messagerie instantanée. Depuis le début, ils utilisent un modèle économique freemium. Microsoft a acheté Skype en mai 2001 pour 8,5 milliards de dollars. En 2014, Skype bénéficiait déjà d'une part de 40% dans l'appel internationalmarché et d'ici 2018, il a pris en charge le chiffrement de bout en bout sur toutes les plates-formes.

Toutefois, il faut tenir compte du fait que Skype, qui était un pionnier des appels vidéo comme nous l'avons vu plus haut, a perdu sa couronne au profit de Zoom. Si l'on se demande ce qui n'a pas fonctionné avec Skype, on peut isoler plusieurs raisons, telles que:

• En 2011, Microsoft possédait déjà des logiciels de télécommunications VoIP tels que Windows Live Messenger et son acquisition de Skype n'a pas semblé un grand changement.
• SA l'origine, Skype n'était pas seulement cool, mais c'était aussi devenu un verbe, preuve de sa popularité pour les communications sur Internet ; mais Microsoft n'a pas réussi à capturer cet esprit et n'a pas été en mesure de capitaliser sur sa fonction fiable d'appel vidéo.
• Skype a subi de nombreuses mises à jour, notamment des émojis et diverses fonctionnalités empruntées à Snapchat, mais sa fonction d'appel vidéo n'a pratiquement jamais été modifiée.

En bref, pour de nombreux utilisateurs, l'application a tout simplement perdu la facilité d'utilisation qu'elle avait auparavant. Les problèmes étaient si évidents que même Microsoft les a admis et a lancé Teams en 2017. Est ce que Skype finira dans les limbes de l'histoire informatique comme Blackberry ? Cela n'est pas encore écrit, car Microsoft peut encore inverser la situation en se concentrant sur les utilisateurs et leurs besoins tout en restant pertinents dans les temps actuels, mais la voie choisie avec Teams laisse peu d'espoir.

Zoom

Zoom est une société américaine de technologie des communications fondée le 21 avril 2011 et basée à San Jose, en Californie. Dans les six ans suivant sa création, Zoom a enregistré une croissance agressive de ses revenus en raison de sa facilité d'utilisation et de la fiabilité de son logiciel, ce qui a abouti à une valorisation de 1 milliard de dollars en 2017.

Au cours de la pandémie COVID-19, une augmentation importante de l'utilisation de Zoom pour l'enseignement à distance et le travail à distance a été observée parallèlement aux relations sociales.

En 2020, Zoom est devenue la 5e application mobile la plus téléchargée au monde avec plus de 477 millions de téléchargements. Zoom propose un plan gratuit et un service de chat vidéo pouvant accueillir jusqu'à 100 participants.

La restriction de temps de 40 minutes peut être supprimée si les utilisateurs décident de souscrire à un forfait payant. Ceci permet jusqu'à 1 000 participants dans un appel avec une limite de temps de 30 heures.

Google Meet

Le service de communication vidéo développé par Google, Google Meet était anciennement connu sous le nom de Hangouts Meet, et c'est l'une des deux applications qui constituent le remplacement de Google Hangouts. L'autre application était Google Chat, qui remplacera complètement les Hangouts en avril 2021. Il a été officiellement lancé en mars 2017 avec une fonction de visioconférence pouvant accueillir jusqu'à 30 participants.

Google Meet permet à jusqu'à 100 personnes de rejoindre une visioconférence et ces réunions peuvent durer jusqu'à 60 minutes gratuitement. Depuis la pandémie COVID-19 2020, l'utilisation de Google Meet a été multipliée par 30, 100 millions d'utilisateurs ayant accédé à Meet chaque jour, rivalisant dans une certaine mesure avec la popularité de Zoom.

La limite va plus loin jusqu'à 150 pour les utilisateurs de Google Workspace Business et 250 pour les utilisateurs de Google Workspace Enterprise. En mars 2020, Google a temporairement étendu les fonctionnalités avancées pour ceux qui utilisent Google Workspace ou G Suite for Education. En outre, des facilités supplémentaires dues au COVID-19 ont également été introduites, y compris les appels Free Meet.

Houseparty

Houseparty est un service de réseau social qui permet le chat vidéo de groupe via des applications mobiles et de bureau, Houseparty a été lancé par Life on Air Inc. en 2016. L'application est disponible pour les systèmes d'exploitation Android, iOS et macOS.

Houseparty est un "réseau social en face à face" qui permet à jusqu'à huit participants d'interagir au cours d'une seule session. Les utilisateurs peuvent également recevoir des notifications lorsque leurs amis sont en ligne ou disponibles pour un chat vidéo de groupe.

En 2020, pour divertir les gens pendant la pandémie de COVID-19, Houseparty s'est associé à Mattel pour ajouter Magic 8-Ball et le jeu de cartes Uno dans le but de garder les gens occupés dans les foyers en confinement.

À l'heure actuelle, l'application contient divers jeux populaires tels que Chips & Guac, Quick Draw et Trivia, auxquels les utilisateurs peuvent jouer avec des amis dans un chat vidéo. Pendant la pandémie, l'application a été téléchargée plus de 17 millions de fois et a remporté le Webby Award 2020 pour «Breakout of the Year».

Clubhouse

Une application iPhone de chat audio sur invitation uniquement, Clubhouse, a été lancée en avril 2020 par Paul Davison et Rohan Seth d'Alpha Exploration Co. Elle a été conçue pour faciliter les groupes de communication auditive de quelques individus jusqu'à plus de 5000 personnes.

Cependant, en mai 2020, l'application de réseau social était évaluée à près de 100 millions de dollars et en janvier 2021, elle atteignait 1 milliard de dollars. Au cours des premiers mois de la pandémie COVID-19, l'application comptait plus de 600 000 utilisateurs enregistrés et a recueilli un investissement de 12 millions de dollars de la société de capital-risque Andreessen Horowitz.

Pourquoi certains outils sont-ils privilégiés par rapport à d'autres?

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles certains outils de visioconférence sont privilégiés par rapport à d'autres, telles que:

• Confidentialité de l'utilisateur et des données personnelles.
• Un mélange unique de fonctionnalités qui répondent aux besoins et aux exigences des organisations.
• Facilité d'utilisation et ne nécessitant pas beaucoup de savoir-faire technique pour exécuter correctement le logiciel.
• Des fonctionnalités supplémentaires qui ciblent des publics de niche et des avantages particuliers qui plaisent au segment d'utilisateurs.

Fonctionnalités les plus recherchées

Il ne fait aucun doute que les gens apprécient toujours les logiciels qui leur fournissent des fonctionnalités supplémentaires pour répondre à leurs besoins tout en privilégiant la facilité d'utilisation. De plus, avec les professionels utilisant les outils de visioconférence plus fréquemment qu'auparavant, certaines fonctionnalités recherchées sont apparues:

• Temps d'appels illimités, pas de limite sur la durée de l'appel.
• Possibilité d'ajouter un nombre important de participants pour une même session d'appel pour les grandes organisations.
• Identification de l'appelant, blocage de l'identification de l'appelant et signalement facilité des préoccupations et des problèmes pour des mesures correctives.
• Sauvegarde des informations personnelles et privées partagées via le logiciel ou mentionnées lors d'un appel et cryptage de bout en bout sur toutes les plateformes.
• Fonctionnalités supplémentaires pour partager des documents, des fichiers, des vidéos, des liens et d'autres ressources via le chat et pendant un appel vidéo.

L'avenir des plateformes de télétravail

Au fur et à mesure que les temps changent, les préférences des gens évoluent également. Clubhouse et Houseparty sont des innovations incroyables dans l'industrie de la visioconférence où les gens commencent enfin à réaliser ce que ces outils peuvent faire pour les gens du monde entier.

De nos jours, les gens n'envisagent plus un unique usage des outils de visioconférence, que ce soit pour leur bureau ou pour des rencontres privés. En fait, ils cherchent des outils capables de fournir des services répondant facilement à leurs besoins dans différents aspects de leur de la vie. Ici, nous avons également l'exemple de Skype, Zoom et Microsoft Teams qui sont une excellente option pour une rencontre formelle. En même temps, Houseparty et ClubHouse offrent des espaces moins rigides qui les rendent utiles pour un cadre plus social.

Les évolutions techniques s'intéressent au développement de programmes d'apprentissage automatique capables de transcrire l'audio, de compter les participants vidéo et de fournir des informations sur le niveau d'engagement des participants.

Certaines autres tendances notables (donc certaines sont critiquées) comprennent:

• Une alarme intégrée pour ceux dont le langage corporel montre qu'ils sont somnolents ou dont les capteurs de mouvement détectent les yeux tombants.
• Possibilité de zoomer et dézoomer sur le contenu vidéo qui est partagé et enregistre les appels vidéo tout en ajoutant des notes supplémentaires à des moments particuliers.
• Poursuite du développement d'appareils vidéo, de périphériques, d'écrans, etc.
• Ajout de plus de fonctionnalités à l'acoustique et à la qualité de la vidéo pendant les réunions.
• Capacités de passer un appel vidéo ou de rejoindre une réunion pratiquement n'importe où, dans le temps et dans l'espace, sans se limiter à des appareils spécifiques.

Conclusion

Il est assez facile de comprendre pourquoi il y a eu une augmentation incroyable de l'utilisation des plates-formes de réunion virtuelles pendant la pandémie. Les entreprises commerciales et les grands établissements ont beaucoup en jeu, ce qui signifie que même une journée de perte d'exploitation peut entraîner des coûts importants. Par conséquent, les outils de visioconférence ont permis de trouver des moyens de poursuivre les opérations des entreprises, tout en permettant aux employés de s'adapter au travail en distanciel.

L’avenir a toujours été incertain et il ne fait aucun doute que cette pandémie a définitivement impacté le monde entier. Croisons les doigts, pour l'instant, espérons le meilleur et observons tranquillement là où la technologie peut nous mener dans les années à venir!

A propos de l'autrice

Stella Lincoln travaille actuellement en tant que rédactrice adjointe chez Assignment Assistance and Master Thesis. Pendant son temps libre, elle aime lire et surfer sur Internet pour connaître les derniers développements en cours dans le monde de la technologie.

Services Partenaires